意外と大事な連絡先メールアドレス

今日では、ジャーナルのウェブサイトから電子的に論文データを投稿するのが当たり前になっており、初回投稿からアクセプトまたはリジェクトに至るまでのあらゆる連絡はEメールを介して行われます。ということは、Eメールが使用できなかったりタイムリーに受信箱をチェックできないような状況は避けなければなりません。

「何を当たり前のことを」とお思いの方が多いかもしれませんが、ジャーナルから送られてくるメールに気付かず、対応が遅れてしまい、結果的にアクセプトに至らなかったケースに遭遇したことが過去に何度かあります。具体的には、実際に受信箱に入っているにも関わらず見落としてしまう場合だけでなく、ジャーナルからのメールがスパムとして扱われ、適切に受信箱に入れられない場合もあります。特に、個人のメールアドレスではなく、所属する施設から割り当てられたメールアドレスをお使いの場合、施設が導入しているスパム対策ソフトウェア等によって大事なメールがはじかれてしまう可能性があります。

対策としては、まめに受信箱をチェックすることが大前提ですが、強力なスパム対策機能がはたらいているアドレスをジャーナルとの連絡に用いないというのも一案です。しかし、諸々の都合により、他者に割り当てられたアドレスを使わざるを得ない場合もあるでしょう。その場合は、できるだけsecondary address（サブのアドレス）も登録しておくことです。ジャーナル投稿時には、通常、事前に投稿者としてのIDを作成する必要がありますが、その際にprimary address（メインのアドレス）だけでなくsecondary addressも登録できることがあります。secondary addressを登録しておけば、primary addressとsecondary addressの両方にジャーナルからのメールが送信されますので、もし前者にトラブルがあっても後者で拾うことができます。

時々、「投稿したのに何の連絡も来ない」ということでメールをジャーナルに送られる方がいらっしゃいますが、そのうちの何パーセントかは、ジャーナルから既に送られているメールに気付いていないというケースです。仮にその根本原因がスパム対策ソフトウェアにあるとしたら、事態はより複雑です。というのも、この時点で当初と同じアドレスを用いてジャーナルに催促のメールを送信しても、それに対する返信はやはりスパムとして削除されてしまう可能性が高いからです。「CCを活用して複数のアドレスに送る」「前回と異なるアドレスから送信してみる」など、状況に応じて最適な方法を選択することが望ましいといえます。